Könyvelés

Első  Előző  Következő

 

Mielőtt rátérnénk a részletekre szükségesnek látjuk bemutatni a Solidus működésének elvi modelljét. Ehhez elkerülhetetlen, hogy olyan alapvető fogalmakról írjunk, melyeket az olvasó már ismer – feltehetően jobban, mint mi.

 

Egy átlagos magyar – ha előbb nem, akkor kötelező olvasmányainak egyikében: a Kőszívű ember fiaiban – találkozhat a kettős könyveléssel.

Baradlay Richárd megkérte Salamon zsibárust (és bankárt), hogy segítsen zűrös anyagi ügyeinek rendezésében. Richárd bediktálta a tartozásait, amelyeket Salamon egy krétával szépen egymás alá leírt az asztalra.

Aztán Salamon két rubrikát húzott az asztalon a krétával; a tele lajstrom fölé írta, hogy „Soll”, az üres fölé, hogy „Haben”.

A legvégén aztán Salamon feltolta könyökéig a kabátja ujját, és beírta a „Haben” rovatba vastagon, hogy 300 000 Ft, ami Liedenwall Edit menyasszonyi hozománya volt.

Mai fogalmaink szerint Salamon számlasoros könyvelést végzett, és az asztalon lévő két rovat tulajdonképpen egy „könyvviteli számla”.

 

A könyvviteli számla olyan kétoldalú kimutatás, amelynek az egyik oldalán a növekedéseket, a másik oldalán a csökkenéseket tartjuk nyilván.

A számlákat ún. számlaváz („akasztófa”) formájában szokás jelölni:

 

Számlaváz = "akasztófa"

 

A számla két oldalának megnevezése régről ered: a bal oldalt Tartozik (T), a jobb oldalt Követel (K) oldalnak nevezzük, függetlenül attól, hogy növekedést vagy csökkenést fejez ki.

A megnevezések mögött eredetileg valós személyek (adósok és hitelezők) voltak, ma már csak a hagyomány miatt használják őket. A számla valamely oldalán lévő értékek összegét forgalomnak nevezzük. Ez alapján beszélhetünk Tartozik forgalomról (a Tartozik oldalon lévő értékek összege), valamint Követel forgalomról. A számlának tehát egyidejűleg Tartozik forgalma és Követel forgalma is van. A Tartozik és a Követel forgalmak különbségét a számla egyenlegének nevezzük. Az egyenleg vagy Tartozik, vagy Követel egyenleg lehet attól függően, hogy melyik oldal a nagyobb.

Matematikai értelemben tehát a könyvviteli számla három idősorként (diszkrét időfüggvényként) értelmezhető

Tartozik forgalom
Követel forgalom
Egyenleg

A Tartozik és Követel forgalomba beletartoznak az évelejei nyitó értékek is, amelyek címkézettek, tehát mindig elkülöníthetők (mint a könyvviteli mérlegben, vagy a beszámolókban az előirányzatok esetén).

 

A számviteli számlák összessége a számlatükör, ami tulajdonképpen az intézmény számviteli univerzuma. Meg kell felelnie a Számviteli törvényben rögzített egységes számlakeretnek. Az egységes számlakeret célja, hogy az intézmény eszközeinek és forrásainak, a gazdasági műveletek eredményre gyakorolt hatásának a kettős könyvvitel egységes rendszerbe foglalásával segítséget nyújtson a számviteli tevékenység felépítéséhez, az éves beszámoló elkészítéséhez, és az adó megállapításához.

A számlakeret egyik legfontosabb gyakorlati jelentősége az, hogy a vállalkozás által alkalmazott számlákhoz a számlaneveken túl számlaszámokat is rendel. Ez megkönnyíti az azonosítást, és lehetővé teszi egy közös nyelv kialakítását.

A magyar számlakeret decimális felépítésű. Ez egy hierarchikus rendszer; lényege, hogy bármely hierarchiai szinten egy újabb számjegy hozzáadásával további alcsoportokat képezhetünk.

A számlakeret belső szerkezete:

Számlaosztály: egy számjegyű (1.),
Számlacsoport: két számjegyű (11.),
Számla: három számjegyű (111.),
Alszámla: négy vagy annál több számjegy (1111...).

A közigazgatásban használt számlakeret ráadásul tartalmaz egy alapvetően nemlineáris elemet: több elkülöníthető számlarend (Állományi számlák, Előirányzat számlák, Előirányzat teljesítés számlák) összetolásából adódik. Ennek az a következménye, hogy a hierarchiában nem legalul szereplő (gyűjtő)számlák egyenlege nem mindig értelmezhető egyszerűen. Akkor járunk el helyesen, ha a gyűjtő(számlák) időfüggvényeit a felsorolt három szempont szerinti vetületben jelenítjük meg (16-oszlopos főkönyvi kivonat).

 

Egy gazdasági esemény könyvelése azt jelenti, hogy az esemény által érintett főkönyvi számlák Tartozik illetve Követel oldalaira a megfelelő összegeket felvezetjük.
Minden gazdasági esemény során legalább egy számla tartozik és legalább egy számla követel.
A Tartozik oldalakra könyvelt értékek összege meg kell, hogy egyezzen a Követel oldalakra könyvelt értékek összegével.

 

Beszélhetünk számlasoros és idősoros könyvelésről:

A számlasoros könyvelés során az egyes főkönyvi számlákon bekövetkezett változás,
Míg idősoros könyvelés esetén a gazdasági események időbeli sorrendje kerül előtérbe.

 

Az idősoros könyvelés lényege, hogy a gazdasági eseményeket időrendben tüntessük fel. Az

idősoros könyvelés eszköze a főkönyvi napló. Egy tankönyv által ajánlott lehetséges napló formátum:

 

Papír alapú főkönyvi napló

Sorsz.

Dátum

T szla

száma

T számla   neve

K szla

száma

K számla neve

Szöveg

Összeg

T

K






































átvitel:



 

A fentiek alapján látható, hogy manuális (papír alapú) könyvelés esetén az idősoros és számlasoros könyvelés fizikailag más szerkezetű dokumentumokhoz vezet. Egy idősoros napló lehet például az ábra által bemutatott módon előrenyomtatott könyv, vagy állhat hasonló összefűzhető lapokból. A számlasoros könyvelés megvalósítására ott voltak a „főkönyvi kartonok”. Történeti érdekesség, hogy a mechanikus könyvelőgépek egyidejűleg megvalósították a számlasoros és az idősoros könyvelést is:  

1.A könyvelőgépbe be kellett fűzni egy napló lapot,
2.A tételek könyvelésekor be kellet helyezni a megfelelő főkönyvi kartont

A könyvelt tétel (indigóval) rákerült a kartonra és a napló lapra egyaránt.

A számítógépes programok korában az „idősoros” – „számlasoros” könyvelés megkülönböztetése értelmetlen: könnyen belátható, hogy az idősoros naplóból a számlasoros könyvelés levezethető.

 

A számlaszámok rendszere analitikus, újabb szintek létrehozásával a számlák (alábontásával) a könyvelés részletessége fokozható – finomítható. Ez a módszer

?Növeli a számlatükör méretét
?Bonyolultabbá és áttekinthetetlenné teheti a számlatükröt

 

A számlák alábontásával ezért egy adott szinten meg szoktak állni, és a kapcsolódó gazdasági eseményeket külön nyilvántartásokban (analitikákban) vezetik. Az elkülönített nyilvántartásban regisztrált forgalmat időszakosan összesítik, és egy tételben könyvelik – ez a szintetikus könyvelés.  

 

A szintetikus könyvelésnek van egy óriási hátránya: a főkönyvi (idősoros)napló elveszíti az operativitását, többé nem a tényleges elemi gazdasági eseményeken alapul, hanem egy önkényesen képzett számviteli műveleten (a szintetikus tétel könyvelésén).

Nézzünk egy esetet:

Legyen X a szállító folyószámla. El akarjuk érni, hogy a naplóban megjelenjen a szállító szerinti analitika: ehhez az X számlát ki kell egészíteni egy számjegyekből álló SZ szállító kóddal. Eredményül kapjuk az XSZ alakú szállító számlákat.

Könyveléskor a naplóba a könyvelési tételekben XSZ  alakú számlaszám fog kerülni, amiből az SZ szállítóazonosító kibontható.

Mit ajánlunk a fenti alábontási technika helyett a Solidusban?

Ne bontsuk alá az X számlát, hanem könyveléskor fűzzük hozzá a napló bejegyzéshez az SZ szállító kódot. A naplóbejegyzés ezután tartalmazni fogja az X számlaszámot és az SZ szállító azonosítót.

Vetítsük az X számla forgalmát az SZ szállítóazonosítókra.

Az eredmény láthatóan pontosan azonos az alábontási technikával kapottal.

Van két alapvető különbség

1.Nem kellett elvégezni az alábontást, tehát nem kellet kialakítani az alkalmas decimális kódokat sem: bármilyen szállító azonosító megteszi.
2.A vetítés működik a felettes számlákra is!

A fenti megoldás kialakítására szolgál a Solidus „virtuális alábontás” technikája.

   

Mi van akkor, ha a naplótételekben található összegeket (a forgalmat) olyan szempontok szerint akarjuk csoportosítani, amit meg sem jelenítünk a számlarendben. Tipikusan ilyenek az un. kontrolling kódok (projekt kód, munkaszám, résztvevő csoport, …).

A megoldás itt is az, hogy a kontrolling kódokat hozzá kell fűzni a könyvelési tételekhez – a Solidus természetesen biztosítja ezt. A fentiek alapján – akkor, ha a könyvelés a megfelelő szellemben és gondossággal történik – a naplóval szemben van értelme az olyan kérdéseknek, hogy „Mennyi az Y projekt közvetlen elektromos energia költsége?”.

 

Alapvető különbség van a kontrolling kódok használata és virtuális alábontás között:

A kontrolling kódok egyszerű címkék, melyek a könyvelési tételekre rá vannak „ragasztva”,
A virtuális alábontásnál használt kódok (az alábontott számlával együtt) matematikailag egyenértékűek a könyvviteli számlákkal: egyenlegük és forgalmuk van.

 

A fent vázolt módszert szokták „Többdimenziós könyvelésnek” is nevezni: a könyvelési tételekben szereplő összeg egy többdimenziós térben van elhelyezve, ahol a dimenziók a számlaszám és a kontrolling (osztályozó) kódok értékkészletei.  

 

A fent vázolt többdimenziós modellnek számos előnye mutatható ki; lássuk azt a kettőt, amelyet a legfontosabbnak tartunk:

1.Alkalmas a gazdasági eseményekkel szinkron történő könyvelésre – például egy számla kiállítása automatikusan könyvelést vonhat maga után.
2.Az idősoros napló többé már nem egyszerűen könyvelési napló, hanem a gazdasági események jellemzőinek adattárháza.

 

A Solidus-ban a könyvelési tételekkel kapcsolatban mindig regisztrálni kell a könyvelés alapjául szolgáló bizonylatot is: a könyvelési tételek a bizonylatból (eseményből) vezethetők le. A könyvelési tételek hivatkoznak a bizonylatokra (vagy a bizonylatok regisztrációjára), tehát egy tételből mindig meghatározható az a bizonylat, amely alapján könyvelve lett.

 

A Solidus könyvelési modul az önkormányzatok jogszabályokban előírt [2000. évi C. törvény a számvitelről, 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól] könyvelési és beszámolási kötelezettségeinek teljesítését szolgálja.

A könyvelés a gazdasági események meghatározott (jogszabályokban előírt) szabályok szerinti rögzítése. E folyamat a bizonylatok kiállításával kezdődik, majd azok feldolgozását követően kerülhet sor a könyvviteli nyilvántartások vezetésére, amit végül az összesítő-ellenőrző kimutatások elkészítése követ. A könyvelés végterméke a beszámoló.

A Solidus-ban a könyvviteli nyilvántartások vezetése gazdasági eseményeket leíró bizonylatok manuális rögzítésén és explicit kontírozásán alapul. Nincsenek benne rejtett információk és automatizmusok – ami nem azt jelenti, hogy nem tartalmaz támogató információkat és a munkát gyorsító automatizmusokat. Minden információt a könyvelő operátornak kell megadni az említett jogszabályok alapján. Messzemenően támogatja viszont a könyvelő munkáját azzal, hogy az említett jogszabályok tartalmát kontextus függően bemutatja. Nem kell tehát munka közben a jogszabályokat és a belőlük készült segédkönyveket forgatnia, mert a Solidus azok tartalmát az adott környezetre szabott formában alkalmazza és amennyiben szükséges (és a könyvelő operátor is úgy kívánja), meg is mutatja felhasználó számára.

 

A Solidus könyvelőmodul rövid áttekintése: részek, kapcsolatok és műveletek.

 

A könyvelési tevékenység eredménye két adatrendszerben jelenik meg:

1.A tulajdonképpeni főkönyv (főkönyvi napló), ami kódolt információkat tartalmaz, és a könyvelés eredményének megjelenítését szolgálja törvényben előírt (kivonat, mérleg, beszámolók stb.) és egyéb módon.
2.A rögzített bizonylatok (naplók) nyilvántartása,  valójában egy irattár, ami a könyvelés alapjául szolgáló rögzített és kontírozott információk gyűjteménye, tartalma megjeleníthető és nyomtatható, valamint lehetővé teszi a könyvelési tevékenység bizonylatolását.

 

A könyvelés eredményét tartalmazó adatrendszerek mellet a Solidus számtalan leíró jellegű háttér információt tartalmaz, részben az eredmények megjelenítésére vonatkozóan, részben a könyvelési tevékenység támogatására.

 

1.Számlatükör. A törvények és a könyveléssel szemben támasztott igények szerint kialakítva.
2.Beszámoló (mérleg) meghatározások. A mérleg és a beszámoló űrlapok leírását tartalmazza.
3.Mozgásnemek. A gazdasági események meghatározása kontírozási ismeretekkel (tanácsokkal, előírásokkal) kiegészítve.
4.Funkcionális mozgásnem függvény. Egy közgazdasági szemléletű könyvelési tételhez (számlasorhoz), bemutatja a valószínűsíthető funkcionális szemléletű könyvelési tételeket, megkönnyítendő a kontírozást.
5.ÁFA mozgásnem függvény. Egy könyvelési tételsorhoz bemutatja, hogy mi az ÁFA vonzata, és bemutatja a valószínűsíthető ÁFA könyvelési tételeket.
6.Bizonylat és keretbizonylat (napló) meghatározások. Részben vezérlik az adatrögzítést, részben adatellenőrzést határoznak meg az adatrögzítés során.