Solidus megközelítés

Első  Előző  Következő
A Solidus modellje:

A kötelezettségvállalások valójában projektek. A projektek lehetnek egészen egyszerűek és nagyon összetettek is, kezdve egy anyag beszerzésétől egy komplex beruházásig. Maga a költségvetés is egy kötelezettségvállalás!

 

Nézzünk egy „állatorvosi ló” példát, amelyen minden lóbetegség megvan:

Nyomtató kellékek (tintapatronok, tonerek, papír, ….) beszerzése

 

A költségvetés tervezése során az informatikai irodavezető javaslatot tesz. – természetesen dokumentumokkal és bizonylatokkal támasztja alá, amelyeket a javaslathoz csatol.

A projekt javasolt állapotú.

 

Ennek a testület (polgármester) által történő jóváhagyásával jelenik meg a tulajdonképpeni kötelezettségvállalás, ami nem más, mint egy költségvetési tétel, előirányzat jogcimenként, mely (főkönyvi számlák szerinti bontással) hozzárendelhető az előirányzatokhoz. Ez számviteli célú (szemléletű) bontás. Sőt! Ugyanez a folyamat az előirányzatok tervezéséhez is felhasználható, ugyanis: Az előirányzatoknak le kell fednie a kötelezettségvállalásokat.

A jóváhagyott projekt =kötelezettségvállalás állapotú lesz

A testület elutasíthatja a projektet, ilyenkor elutasított állapotú lesz.

 

Eddig még nincs szó szerződésekről!

 

A kompetens emberek innentől kezdve kezdik kitölteni a kötelezettségvállalásban jóváhagyott keretet:

Világos, hogy ha a beszerzés nem egy lépésben történik (gyakorlatilag 100% valószínűségű), (illetve ha egy projekt állapot nem írható le egyszerű döntéssel) akkor az eredeti projektet alprojektekre kell bontani:

Szerződéskötések,
Megrendelések,
Készpénzes keretek alapítása.

 

Megjegyzés: Nem akarjuk a dolgot közbeszerzési eljárással komplikálni – értsük bele a szerződéskötésbe.

 

A fenti tevékenységek új (al)kötelezettségvállalásokat hoznak létre jóváhagyott állapottal (az alkötelezettségvállalások öröklik az eredeti kötelezettségvállalás állapotát) .

 

Az ellenjegyzés a pénzügyi teljesíthetőség megállapítása egy kompetens személy által:

A szerződés megköthető,
A megrendelés feladható,
A készpénzes keret (a pénztárban) felszabadítható.

Megjegyzés: Általában feltételezik, hogy az ellenjegyzés által mindez meg is történik!

 

Egy jóváhagyott projekt felbontásakor (célszerű lenne erre a deriválás szót használni), nem az eredeti projekt kerül ellenjegyzésre, hanem a részei (deriváltjai), bár lehet, hogy az „öröklődés” miatt automatikusan.

 

A fenti struktúrában mindig látható, hogy egy kötelezettségvállalásból mennyi van ellenjegyezve (lejegyezve). A lejegyzett rész már nem vonható vissza! – Általában csak macerás és anyagi következményekkel járó jogi eljárásokkal.

A lejegyzett alprojektekhez természetesen csatolni kell a megfelelő dokumentumokat és bizonylatokat. (a derivált projektekhez is el kell készíteni vagy generálni)

 

Egy ellenjegyzett projekt további fázisai a teljesítés igazolása, az érvényesítés, az utalványozás és a kivezetés.

 

Ha egy ellenjegyzett alprojekt teljesítése már egy lépésben történhet, akkor az alprojektek nem hasadnak további alprojektekre.

 

Tegyük fel, hogy részteljesítés történik!

A teljes projekt nem igazolható. A projektet annyi alprojektre kell bontani, ahány lépésben a teljesítés történik, hogy az alprojekt (mint részteljesítés) már igazolható legyen.

 

Folytassuk az alászállást!

Mi történik, ha az intézmény az igazolt projektet több részletben (utalványon) fizeti ki.

A projektet annyi alprojektre kell bontani, ahány utalvánnyal történik a kifizetése, …

(A pénzügyesek tovább bonyolíthatják a dolgot!).

 

A nyomtató kellék beszerzési projektünk deriválásakor további tetszőleges szempontok érvényesíthetők:

Gyártók szerinti felosztás,
Időbeli felosztás,
Bekerülési árra történő optimalizálás,

 

Normál üzemvitel mellett is előfordulhatnak extrém esetek. Például egy speciális berendezésben tönkremegy egy tintapatron. Eltáncolhatja ugyan az intézmény a fázisokat a javaslattevéstől az ellenjegyzés – megrendelésig, de mennyivel simább, ha a tervezés során biztosítanak egy ellenjegyzett  készpénzes keretet, és a projekt vezetője egyszerűen kimegy a boltba és megveszi! (Itt utalunk vissza a készpénzes keretekre)

 

Megjegyzés: Tudunk olyan esetről, hogy egy fontos berendezés hónapokig állt, mert nem gondoskodtak a költségvetésben arról, hogy egy drága kellék egyszerűen beszerezhető legyen.